Cómo De la Conquista S.A. dejó de perder facturas
Un sistema de gestión de flota hecho a medida.
- Cliente
- De la Conquista S.A.
- Rubro
- Transporte de pasajeros
- Respaldo
- Arturo Toñanez (Concejal de Lambaré)
- Desarrollado por
- Che Web
El problema
En una empresa de colectivos, los repuestos son uno de los gastos más grandes y más difíciles de seguir. Cada día llegan facturas en papel de decenas de proveedores, cada una con varios repuestos y pagada a crédito, con cheque o al contado, desde la caja chica o la caja grande. Con planillas y papeles sueltos aparecían siempre los mismos problemas:
- No se sabía con certeza cuánto gastaba cada coche.
- Armar el informe semanal de gastos llevaba horas.
- Una factura se cargaba dos veces, o no se cargaba.
- Nadie recordaba quién había anotado qué.
- Si se perdía el archivo o el cuaderno, se perdía el historial.
La solución
Che Web desarrolló para De la Conquista S.A. una aplicación web de gestión de flota, pensada para su forma real de trabajar. Funciona desde el navegador, en la computadora o en el celular, sin instalar nada.
La idea central es simple: cada factura se carga una sola vez, y de esa carga salen solos los informes, los totales y el control de stock.
Cómo funciona
Acceso con usuario y contraseña
Cada persona tiene su propia cuenta y varias pueden trabajar al mismo tiempo sin pisarse. La sesión se cierra sola tras unos minutos sin actividad o al cerrar el navegador.
Carga de facturas
El formulario replica la factura de papel. Cada ítem se asigna a un coche (o se reparte entre varios) y a una familia de repuestos: motor, frenos, suspensión, neumáticos.
- Autocompleta proveedores
- Sugiere la familia de repuesto
- Avisa si un precio parece raro
- Detecta números de factura repetidos
- Marca lo que va a stock
Seguimiento y control
Búsqueda por número, proveedor o descripción, con filtros por coche, familia o tipo de pago. Cada factura queda registrada con el usuario que la cargó.
Stock de repuestos
Lo que se compra para reserva suma al inventario, y cada salida hacia un coche queda registrada. Siempre se sabe qué hay disponible y a qué coche fue.
Reportes
Gasto por proveedor (agrupado por tipo de pago, como en la planilla física), por coche, por tipo de pago y stock actual. Se imprimen en una sola hoja, se guardan como PDF o se exportan a Excel.
Copias de seguridad
Los datos viven en la nube. Además se puede descargar una copia completa y restaurarla sin duplicar facturas, y el panel avisa cuando hace mucho que no se hace una.
Qué cambió en el día a día
| Antes | Ahora |
|---|---|
| Informes armados a mano durante horas | Informe listo en segundos, para cualquier período |
| Facturas en papel difíciles de buscar | Búsqueda instantánea por número, proveedor o repuesto |
| No se sabía el gasto real por coche | Gasto por coche siempre actualizado |
| Riesgo de duplicar o perder facturas | Detección de duplicados y copia de seguridad |
| Sin registro de quién cargó cada cosa | Cada factura queda con su responsable |
| Datos en un solo equipo | Acceso desde cualquier PC o celular con internet |
Un sistema hecho a medida
A diferencia de un programa genérico, este sistema nació de la planilla real de De la Conquista S.A.: el formato del informe, el orden de las categorías de pago (crédito, cheque, caja grande, caja chica) y hasta los colores del logo de la empresa salen de cómo ya se trabajaba. Por eso el personal no tuvo que aprender una forma nueva de trabajar.
Cuenta con el respaldo y la recomendación de Arturo Toñanez, concejal de Lambaré.
“Un equipo serio, cercano y comprometido. Los recomiendo.”
Conclusión
Digitalizar la gestión de repuestos no exige un sistema enorme ni caro. Basta una herramienta enfocada en un problema concreto, con la información bien ordenada desde el momento en que se carga: menos errores, más control del gasto y más tiempo para decidir en lugar de transcribir.
Sistemas de gestión como este son los que armamos en el plan Web Purete.
